Elektronischer Rechnungsversand bei prime-ing

Informationen zur Umstellung auf E-Rechnungen

Ab dem 01.01.2027 gelten für Unternehmen neue gesetzliche Anforderungen an den Versand von Rechnungen. Vor diesem Hintergrund stellt auch die prime-ing GmbH den Rechnungsversand auf elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben um.

Wichtiger Hinweis

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Um einen korrekten Rechnungsempfang auch nach dem 01.01.2027 sicherzustellen, bitten wir Sie, die angeforderten Angaben rechtzeitig zu übermitteln. Die Umstellung betrifft ausschließlich das Rechnungsformat. Bestehende Verträge, Leistungen und Zahlungsbedingungen bleiben hiervon unberührt.

Damit der elektronische Rechnungsversand für unsere aktiven und zukünftigen Kunden reibungslos verläuft, haben wir nachfolgend die wichtigsten Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen für Sie zusammengestellt.

Nachhaltig handeln

Weniger Papierverbrauch und ein reduzierter Versandaufwand schonen Ressourcen und fördern umweltfreundliche Geschäftsprozesse.

Sicher übermitteln

Rechnungsdaten werden standardisiert und elektronisch ausgetauscht. Das sorgt für einen zuverlässigen und medienbruchfreien Informationsfluss.

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage für den Austausch von E-Rechnungen gemäß EN 16931 und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Zeit sparen

E-Rechnungen können automatisiert empfangen, geprüft und verarbeitet werden. Das verkürzt Bearbeitungszeiten und reduziert manuelle Aufwände.

Kosten reduzieren

Der digitale Rechnungsversand senkt Druck-, Versand- und Verwaltungskosten und ermöglicht effizientere Abläufe.

Warum stellt prime-ing auf elektronische Rechnungen um?: Die Umstellung erfolgt aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung schrittweise als Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Elektronische Rechnungen müssen dabei den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässige Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.

Welche gesetzlichen Vorschriften liegen dem elektronischen Rechnungsversand zugrunde?

Grundlage des elektronischen Rechnungsversandes sind:

das Wachstumschancengesetz
§14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
die europäische Norm EN 16931
für öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Vorgaben zur XRechnung und der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Diese Regelungen definieren, welche Rechnungsformate ab 01.01.2027 als elektronische Rechnung anerkannt werden und wie diese auszustellen, zu übermitteln und zu verarbeiten sind.

Ab wann gelten die neuen Anforderungen?: Die Pflicht zum Versenden via E-Rechnung im B2B-Geschäft tritt zum 01.01.2027 in Kraft. Daher stellt prime-ing bereits ab Sommer 2026 die erforderlichen Prozesse und Stammdaten auf den elektronischen Rechnungsversand um.

Was ist eine E-Rechnung?: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per E-Mail.
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht. Dokumente im PDF-, Word-, JPEG- oder TIFF-Format gelten für sich allein grundsätzlich nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Welche Formate bietet prime-ing an?

Sie können wählen zwischen zwei Formaten:

ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. Die Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden.

XRechnung: Ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das vollständig maschinell verarbeitet wird und insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern weit verbreitet ist.

Welches Format wird empfohlen?: Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD die einfachste Lösung, da die Rechnung weiterhin als lesbares PDF dargestellt werden kann.
Wenn Ihr Unternehmen bereits einen etablierten Prozess für den Empfang von XRechnungen nutzt oder eine Leitweg-ID bzw. Partizipanten-ID verwendet, kann XRechnung die passende Lösung sein.

Welche Angaben benötigt prime-ing von seinen Kunden?

Damit wir den zukünftigen Rechnungsversand korrekt einrichten können, benötigen wir:

Bei ZUGFeRD

Rechnungs-E-Mail-Adresse
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Bei XRechnung

Rechnungs-E-Mail-Adresse
Leitweg-ID bzw. Partizipanten-ID

Diese Angaben fragen wir bei unseren aktiven Kunden ab August 2026 per E-Mail ab.

Müssen bestehende Verträge mit uns angepasst werden?: Nein.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt aufgrund gesetzlicher Anforderungen. Bestehende Verträge, vereinbarte Leistungen oder Zahlungsbedingungen bleiben hiervon unberührt. Es ändert sich lediglich das Format, in dem Rechnungen künftig übermittelt werden.

Können wir weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen erhalten?: Die gesetzlichen Vorgaben sehen die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungsformate vor. prime-ing wird den Rechnungsversand daher schrittweise auf die zulässigen E-Rechnungsformate umstellen.

Entstehen durch die Umstellung Kosten?: Nein.
Die Bereitstellung der erforderlichen Angaben und die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang verursachen seitens prime-ing keine zusätzlichen Kosten.

Was passiert, wenn Kunden mit laufenden Verträgen keine Rückmeldung geben bis 30.11.2026?: Ohne die erforderlichen Angaben kann die Einrichtung des elektronischen Rechnungsempfangs verzögert werden. Dadurch können weitere Abstimmungen oder Rückfragen erforderlich werden.
Wir behalten uns vor, zusätzliche Aufwände bei fehlenden Rückmeldungen in Rechnung zu stellen.

An wen können wir uns bei Fragen wenden?: Für Fragen rund um den elektronischen Rechnungsversand erreichen Sie uns unter:
Kontakt: erechnung-umstellung@prime-ing.com
Bitte nutzen Sie dieses Postfach für alle Rückfragen zur E-Rechnung sowie zur Übermittlung Ihrer Angaben. Vielen Dank!

Bitte teilen Sie uns über dieses Formular mit, welches Rechnungsformat Sie bevorzugen und hinterlegen Sie die hierfür benötigten Angaben. Des Weiteren möchten wir in diesem Zusammenhang auch die Mahnungen digitalisieren.

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